Máy scan tài liệu

Máy scan là gì?

Máy scan còn gọi là máy quét, là trang bị kỹ thuật số giúp biến đổi những thông tin, hình ảnh hay vật thể thành dữ liệu số để dễ dàng chỉnh sửa, lưu trữ hoặc chia sẻ. Xuất phát từ công trình của Russell A. Kirsch vào những năm 1950, công nghệ quét hình đã không ngừng phát triển mạnh mẽ qua từng thập kỷ, phục vụ đa dạng nhu cầu từ cá nhân đến quy mô doanh nghiệp.

Về cơ bản, kết quả quét có thể là hình ảnh dạng JPEG hoặc TIFF, hoặc file văn bản như PDF, có thể tìm kiếm văn bản sau khi thực hiện OCR (nhận dạng ký tự quang học). Các máy scan chuyên biệt thường trang bị tính năng ADF (Automatic Document Feeder) và duplex giúp xử lý lượng lớn tài liệu tự động hai mặt, tối ưu thời gian và năng lực làm việc. Quy trình số hóa tài liệu bao gồm các bước: quét → xử lý hình ảnh (deskew, crop, despeckle) → nhận dạng ký tự (OCR) → lưu trữ hoặc chia sẻ.

Chức năng và ứng dụng của máy scan

Số hóa và lưu trữ

Chức năng chính của máy scan là giúp chuyển đổi hồ sơ giấy từ dạng vật lý sang file số, phục vụ cho mục đích lưu trữ lâu dài hoặc phục vụ kỹ thuật số. Ví dụ, phòng kế toán có thể quét hóa đơn, đặt tên file theo định dạng YYYY-MM-DD_NCC_SOHD.pdf, rồi lưu vào thư mục mạng có backup an toàn. Nhờ đó, tài liệu dễ dàng truy xuất, tránh thất lạc.

OCR — từ hình ảnh sang văn bản có thể chỉnh sửa

Ứng dụng OCR giúp chuyển các tài liệu như hợp đồng, biên lai thành dạng văn bản để dễ dàng tra cứu, chỉnh sửa hoặc copy/paste. Đặc biệt, với ngôn ngữ tiếng Việt có dấu, engine OCR cần hỗ trợ Unicode tốt và độ phân giải tối thiểu là 300 dpi để đạt chất lượng tối ưu. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc nhập dữ liệu và số hóa các hồ sơ hiện có một cách chính xác.

Hỗ trợ quy trình làm việc (Workflow)

Với các tính năng như Scan to Email, Scan to Folder, hoặc Scan to Cloud, máy scan cho phép người dùng cài đặt phím nóng để tự động gửi/ lưu trữ tài liệu. Ví dụ, khi quét hợp đồng, hệ thống tự động nhận dạng và đặt tên file, rồi gửi vào hệ thống quản lý hồ sơ điện tử DMS, góp phần đẩy nhanh tốc độ làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu.

Ứng dụng chuyên ngành

Trong lĩnh vực y tế, máy scan giúp số hóa hồ sơ bệnh án, hình ảnh chẩn đoán như X-quang, kết quả xét nghiệm. Trong ngân hàng, pháp lý, các chứng từ pháp lý như hợp đồng, chứng từ thanh toán quan trọng được lưu trữ dưới dạng PDF/A để đảm bảo tính pháp lý. Các thư viện, bảo tàng có thể scan tài liệu, sách cổ, tài liệu lịch sử bằng các dòng flatbed hoặc overhead scanner để bảo vệ nguyên bản, đồng thời lưu giữ giá trị văn hóa lâu dài.

Các loại máy scan 

Máy scan phẳng (Flatbed Scanner)

Đặc điểm: Mặt kính phẳng, cho phép đặt trực tiếp các tài liệu hoặc sách cần quét. 

Ưu điểm: Quét chất lượng cao, phù hợp cho các tài liệu cần độ chi tiết rõ nét như sách quý hoặc hình ảnh nghệ thuật. 

Nhược điểm: Tốc độ quét chậm, không phù hợp với khối lượng lớn. 

Phù hợp: Người dùng cần scan sách, ảnh hoặc tài liệu bảo quản.

Máy scan nạp giấy (Sheet-fed / ADF)

Đặc điểm: Có khe nạp giấy tự động, hỗ trợ quét liên tục nhiều tờ cùng lúc. 

Ưu điểm: Tốc độ cao, lý tưởng cho các doanh nghiệp, văn phòng xử lý lượng lớn giấy tờ như hợp đồng, hóa đơn. 

Nhược điểm: Không phù hợp giấy nhạy cảm, dễ gây kẹt giấy nếu không chuẩn giấy hoặc giấy có định dạng không đúng tiêu chuẩn. 

Phù hợp: Văn phòng, trung tâm scan hóa đơn, tài liệu kế toán.

Máy scan di động (Portable Scanner)

Đặc điểm: Nhỏ gọn, dễ mang theo, có thể hoạt động bằng pin hoặc kết nối qua USB. 

Ưu điểm: Tiện lợi cho các nhân viên đi công tác, quét biên lai, hóa đơn nhanh chóng.

Hạn chế: Chất lượng quét không đồng đều, tốc độ thấp hơn so với máy để bàn.

Phù hợp: Nhân viên bán hàng, du lịch, cá nhân cần quét tài liệu linh hoạt.

Máy scan mạng (Network Scanner)

Đặc điểm: Kết nối qua Ethernet hoặc Wi-Fi, hỗ trợ quét trực tiếp vào email hoặc hệ thống lưu trữ mạng. 

Ưu điểm: Phù hợp với môi trường công sở, nhiều người dùng có thể truy cập cùng lúc.

Nhược điểm: Chi phí cao hơn so với các loại khác, yêu cầu kết cấu mạng ổn định. 

Phù hợp: Doanh nghiệp lớn, phòng ban chia sẻ tài nguyên.

Tiêu chí chọn mua máy scan tài liệu

Xác định nhu cầu

Phân loại dựa trên khối lượng:

• Dưới 50 trang/ngày: máy cá nhân, phù hợp dùng tại nhà hoặc phòng nhỏ.
• 50–500 trang/ngày: văn phòng nhỏ, cần máy có tốc độ trung bình.
• Trên 500 trang/ngày: doanh nghiệp lớn, ưu tiên máy cao cấp, nhanh, ổn định.

Tốc độ quét

Chỉ số ppm (trang/phút) là tiêu chuẩn.

• Cá nhân: 5–20 ppm.
• Văn phòng nhỏ: 20–40 ppm.
• Doanh nghiệp: 40–100+ ppm.

Độ phân giải và màu sắc

Đối với văn bản: 200–300 dpi là đủ. Ảnh và tài liệu màu: tối thiểu 600 dpi, 24-bit hoặc 48-bit để giữ chi tiết chuẩn xác hơn.

ADF & Duplex

Chọn dung lượng ADF phù hợp theo số trang trung bình trong ngày. Tính năng duplex giúp tiết kiệm thời gian quét hai mặt tự động.

Kết nối & phần mềm

Hỗ trợ USB 3.0, Ethernet, Wi-Fi để phù hợp nhiều môi trường. Phần mềm đi kèm cần có khả năng OCR, tự động đặt tên file, lưu trữ đám mây.

Định dạng & lưu trữ

Chọn định dạng phù hợp như PDF tìm kiếm, PDF/A để lưu trữ lâu dài, TIFF cho archiv. Chọn các tùy chọn nén phù hợp để giảm dung lượng mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Bảo hành, dịch vụ

Chọn sản phẩm có chế độ bảo hành từ 12 tháng trở lên, dịch vụ kỹ thuật tốt và phụ tùng sẵn có, giảm rủi ro phát sinh chi phí lớn.

Nova Copier – Đơn vị phân phối máy scan chính hãng, uy tín

Nova Copier – với hơn 13 năm kinh nghiệm phân phối thiết bị văn phòng – tự hào là địa chỉ đáng tin cậy chuyên cung cấp các dòng máy scan chính hãng từ những thương hiệu hàng đầu thế giới như Canon, Epson, Fujitsu, HP, Plustek, Brother, Ricoh…

Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng:

• Sản phẩm chính hãng 100%, đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tem bảo hành.
• Hiệu năng vượt trội, đáp ứng nhu cầu scan tốc độ cao, độ phân giải lớn, phù hợp cho mọi quy mô từ hộ kinh doanh, văn phòng nhỏ đến doanh nghiệp lớn.
• Giá cả cạnh tranh – hỗ trợ tư vấn tận tâm, giúp khách hàng chọn đúng dòng máy scan phù hợp với nhu cầu: scan tài liệu, hóa đơn, ảnh, hồ sơ, hoặc lưu trữ hồ sơ y tế, kế toán, hành chính – chiết khấu tốt cho khách hàng doanh nghiệp, đại lý và dự án.
• Đội ngũ chuyên viên kỹ thuật chuyên sâu về máy scan, máy in, máy photocopy.
• Dịch vụ hậu mãi chuyên nghiệp, bảo trì định kỳ và hỗ trợ kỹ thuật tận nơi.

Để được trải nghiệm trực tiếp cũng như tư vấn báo giá sản phẩm và mua máy scan của chúng tôi liên hệ:

Hotline: 1900 2283 – 0909 282 566 (Zalo) hoặc  Email:kinhdoanh@chuyenphotocopy.com